Phương pháp lập kế hoạch của bạn liệu có hiệu quả?
Bạn đã bao giờ đặt câu hỏi: Tại sao chúng ta lên kế hoạch nhưng lại hiếm khi hoàn thành nó? Tại sao chúng ta vẫn luôn bám sát kế hoạch nhưng cuối cùng vẫn không đạt mục tiêu? Đừng quá ngạc nhiên với những kết quả này. Chúng chính là một biểu hiện của The Planning Fallacy.
Khái niệm The Planning Fallacy được giới thiệu lần đầu tiên năm 1979. Chủ nhân là Daniel Kahneman – người đạt Nobel kinh tế và cộng sự của ông – Amos Tversky. Khái niệm này mô tả hoạt động đánh giá không đúng lượng thời gian, chi phí và hoạt động cần thiết để hoàn thành một kế hoạch. Nó thường bắt nguồn từ tư duy dự đoán hạn hẹp. Đôi khi, nó còn bao gồm xu hướng lạc quan quá mức về kết quả công việc.
Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn áp dụng mô hình Tư duy thiết kế vào quá trình xây dựng bản kế hoạch. Tư duy thiết kế là một mô hình được tạo ra để giúp con người thiết kế giải pháp cho một vấn đề nào đó. Nó cho phép chúng ta rà soát toàn diện vấn đề. Đồng thời tư duy để tìm ra một giải pháp tối ưu.
Empathize: Hiểu về bản thân
Đây là bước khởi điểm vô cùng quan trọng. Nó là tiền đề giúp bạn lập nên một bản kế hoạch vững chắc. Bạn cần hiểu rõ về điểm mạnh, khuyết điểm của bản thân và đâu là điều bạn muốn thay đổi trong thời gian sắp tới.
Tại bước này bạn cần phải vạch rõ câu trả lời cho 4 câu hỏi chính:
- Thế mạnh nào cũng bản thân giúp bạn tự hào?
- Những điểm yếu nào đã và đang khiến bạn đánh mất cơ hội?
- Bạn muốn thay đổi những gì ở hiện tại?
- Bạn có ước mơ gì cho tương lai?
Đừng trả lời nó bằng những đáp án nhạt nhòa như: “Tôi muốn thay đổi trình độ Tiếng Anh của mình”. Hãy thay nó bằng những câu đáp cụ thể và chắc chắn hơn: “Tôi muốn nâng cao trình độ Tiếng Anh lên mức 6.5 Ielts”. Trả lời càng chi tiết thì các bước lập kế hoạch sau này của bạn càng hiệu quả và hợp lý hơn. Hãy đảm bảo rằng sau khi hoàn thành bước này bạn sẽ hiểu sâu hơn về bản thân.
Tại bước này bạn có thể tham khảo những nhận xét và góp ý đến từ các đồng nghiệp, bạn bè và gia đình. Góp ý đến từ phương diện khách quan sẽ cung cấp cho bạn một khối “sự thật” về bản thân. Đôi khi, đứng từ góc nhìn chủ quan, bạn không phát hiện được.
Define: Bản thân đã làm được gì?
Đây là bước để bạn đánh giá bản thân đã làm được gì trong năm qua. Cũng giống như “Empathize”, tại bước này các bạn cần trả lời cho 3 câu hỏi:
- Bạn đã hoàn thành được những mục tiêu nào trong năm qua?
- Điều gì mà bạn đã lên kế hoạch nhưng chưa thực hiện nó?
- Những nhiệm vụ nào bạn phải di dời sang mốc thời gian khác?
Việc hoàn thành 3 câu hỏi trên chỉ là bước một để hoàn thành cột mốc Define. Bước thứ hai, bạn cần xác định nguyên nhân dẫn đến sự trì hoãn và di dời kế hoạch trong năm cũ. Bạn nên làm kỹ bước này với việc liệt kê cả nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm ra các phương pháp tránh sự di dời và trì hoãn trong kế hoạch năm mới.
Ideation: Lên ý tưởng cho những dự định cho năm tiếp theo
Sau khi đã hiểu rõ mong muốn của bản thân, đây là lúc bạn viết những mục tiêu của mình xuống. Hãy liệt kê càng nhiều, càng chi tiết những điều bản thân cần hoàn thiện càng tốt. Sau đó, tiến hành liệt kê những mục tiêu mà bản thân muốn đạt được. Đừng quên cả những ước mơ và dự định như đi du học, đi du lịch,…
Việc liệt kê càng nhiều sẽ giúp cho bản kế hoạch cụ thể hơn và dài hạn hơn. Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ giúp bạn hoạch định các mục tiêu vào từng giai đoạn phù hợp ở bước tiếp theo.
Một động tác rất quan trọng bạn cần phải thực hiện là liệt kê các phương pháp giúp cho bạn có thể giải quyết được sự trì hoãn, di dời đã được nhắc đến trong bước Define.
Có rất nhiều phương pháp giúp bạn khắc phục tình trạng này. Những phương pháp này có thể đến từ bên trong và bên ngoài. Ví dụ, chia sẻ dự định cho nhiều người. Bạn sẽ có động lực để khiến dự định đó thành sự thật. Hay đặt ra thử thách cho chính mình. Nếu vượt qua được sẽ tự thưởng cho bản thân một điều tốt đẹp nào đó. Ideation là bước nền móng cho việc xây dựng một bản kế hoạch hoàn hảo. Vậy nên hãy thận trọng khi làm nó.
Propotype: Sắp xếp những “viên gạch” dự định vào “bức tường” kế hoạch
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình lập kế hoạch. Vì đây là lúc bản kế hoạch hoàn hảo ra đời. Bạn cần tổng tất cả mọi thứ mình đã liệt kê trong bước một, hai và ba vào một khung kế hoạch hoàn chỉnh và chi tiết. Tại bước Propotype, bạn cần thực hiện 3 bước chính sau đây:
1. Chia nhóm mục tiêu
Tiến hành phân loại các dự định và mục tiêu đã lập từ bước 3 thành các nhóm nhỏ. Các nhóm này phụ thuộc vào sự ưu tiên của bạn qua từng giai đoạn. Chúng tôi sẽ gợi ý ba nhóm cơ bản mà một kế hoạch nên có.
- Personal Development: Những sự định và mục tiêu nhằm phát triển năng lực các nhân.
- Study / Work: Các hoạt động nhằm xây dựng và bổ trợ vào con đường phát triển học vấn hoặc sự nghiệp.
- Family/ Friend: Những hoạt động giúp xây dựng và bồi dưỡng các mối quan hệ gia đình và xã hội.
Phân loại mục tiêu càng chính xác và xác định mức độ ưu tiên cho từng nhóm sẽ giúp bạn thực hiện và hoàn thành thuận lợi hơn. 2.
2. Strategic Plan
Các thành phần trong nhóm ở trên sẽ bị đánh giá một lần nữa về mức độ quan trọng và tính dài hạn của nó. Đây là một bước khó, tốn nhiều công sức và rất dễ mắc sai lầm khi cân nhắc không kỹ. Chúng tôi sẽ gợi ý cho các bạn một phương pháp rất hữu ích.
Bắt đầu với trục hoành. Bạn đặt tất cả mục tiêu của mình lên trục hoành. Sắp xếp thứ tự các mục tiêu theo mức độ quan trọng và tác động của nó đối với bản thân.
Giữ nguyên hiện trường nhé! Sau đó, dùng trục tung để đánh giá độ khó, thời gian và công sức cần đặt vào từng mục tiêu. Mục tiêu càng khó, càng tốn thời gian, bạn càng di chuyển lên cao.
Ví dụ, chúng tôi lên kế hoạch đạt doanh thu x2 trong năm 2020. Đối với chúng tôi, đây là dự định quan trọng. Nó có độ khó trung bình để thực hiện. Do đó, chúng tôi sẽ biểu thị nó vào biểu đồ như sau:
Có thể thấy, biểu đồ Strategic plan đã bị chia làm 3 phân khúc khác nhau. Mỗi phân khúc sẽ tương ứng với:
- Ngắn hạn: Mục tiêu đơn lẻ trong tầm 3-6 tháng.
- Trung hạn: Mục tiêu cho hành trình 6-18 tháng.
- Dài hạn: Những dự định có độ khó cao nhưng không cấp bách, có thể hoàn thành trong 2-3 năm.
Từ biểu đồ có được sau các bước, bạn hãy biểu thị ba đường phân chia này. Những dự định nằm trong khung số 1 ( tính ngắn hạn) sẽ là những hoạt động được ưu tiên thể hiện trong Detail Plan của bạn.
3. Detail Plan
Kế hoạch chi tiết cần có 2 con số quan trọng: deadline (thời hạn) và key results (kết quả).
+ Key results: Mục tiêu luôn phải đi kèm với con số. Vì sao? Thứ nhất, giúp bạn nhắm trúng đích. Thứ hai, giúp bạn đo lường hiệu quả khi hoàn thành. Mục tiêu chung chung, không rõ ràng chỉ khiến bạn đi hoài không tới đích, dễ dời, dễ nản, dễ bỏ ngang.
+ Deadline: bạn hãy mở Google Calendar ra, chọn một mốc thời gian cụ thể và tạo luôn một sự kiện cho mục tiêu này. Bạn có thể tùy chỉnh lời nhắc (reminder) mỗi một khung thời gian nhất định (1 tuần, 2 tuần,…) để đảm bảo mình không quên mục tiêu.
Với các mục tiêu lớn ở trung hạn và dài hạn, bạn có thể phân thành các mục tiêu nhỏ và cho vào Details plan và bắt đầu thực hiện ngay từ bây giờ.
Ten ten!!!! Vậy là bạn đã hoàn thành một bản kế hoạch chi tiết và hoàn hảo rồi! Giờ thì bắt tay vào làm ngay thôi!
TEST
Còn thiếu gì không nhỉ?
Cuộc sống vốn đâu dễ dàng như một bản kế hoạch trên trang giấy đúng không nào?
Để bảm bảo sự thành công cho việc triển khai bản kế hoạch trên. Chúng tôi sẽ tặng bạn thêm một “bí kíp luyện rồng” để “double skills” thực thi.
Hãy tìm cho mình một người Mentor/Coach hoặc một người bạn đồng hành trên chằng đường này. Chia sẻ với họ mục tiêu của bạn và ngược lại. Đặt một lịch hẹn cố định hàng tuần, hàng tháng để cùng nhau catch up và review lại kế hoạch hành động cho mục tiêu của mình. Một người đồng hành tốt sẽ tiếp thêm động lực, năng lượng và cho bạn những lời khuyên đáng giá.
Các bạn có thể linh động thay đổi các hướng đi cho mình để đạt được mục tiêu cho phù hợp với hoàn cảnh. Nhưng không được vì hoàn cảnh mà thay đổi những mục tiêu đã đề ra từ lúc trước.
Nguồn: Lead The Change
